Steht die Pflicht zum Stundenzettel wörtlich im Forschungszulagengesetz?

Nein, das Gesetz schreibt kein Formular vor. § 3 FZulG legt fest, dass nur der Arbeitslohn förderfähig ist, der auf FuE-Tätigkeit in einem begünstigten Vorhaben entfällt, und dass die Bemessungsgrundlage aus diesen Aufwendungen des Wirtschaftsjahres besteht (Abs. 5). Daraus folgt die Notwendigkeit, den Anteil nachprüfbar zu belegen. Wie das geschieht, konkretisiert das Bundesfinanzministerium mit seinem Anwendungsschreiben und der Vorlage für die Stundenaufzeichnung .

Muss ich für jedes Vorhaben einen eigenen Stundenzettel führen?

Ja. Die BMF-Vorlage hält in ihrer ersten Fußnote fest: Ist ein Arbeitnehmer in mehreren begünstigten FuE-Vorhaben tätig, ist für jedes Vorhaben eine eigene Stundenaufzeichnung zu führen. Der Bogen trägt deshalb die Vorhabens-ID aus der Bescheinigung der BSFZ und gilt für genau ein Wirtschaftsjahr.

Stundennachweis Forschungszulage: § 3 FZulG und BMF

Q: Zählen Besprechungen, Verwaltung oder Projektleitung als FuE-Stunden?

Die Vorlage grenzt ab: Erfasst werden Tätigkeiten, die dem FuE-Vorhaben unmittelbar dienen. Tätigkeiten, die dem Vorhaben nur mittelbar oder unterstützend dienen, etwa Management, Verwaltung, Transport oder sonstige Dienstleistungen, gehören ausdrücklich nicht dazu (Fußnote 4 der Vorlage). Ob eine konkrete Tätigkeit im Einzelfall zum Vorhaben gehört, klären Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung.

Warum die Forschungszulage ohne Stundennachweis nicht funktioniert

Die Forschungszulage ist eine steuerliche Förderung für Forschung und Entwicklung. Sie wird nicht pauschal für ein Projekt gewährt, sondern auf Basis der förderfähigen Aufwendungen, die im Wirtschaftsjahr angefallen sind. Bei angestellten Mitarbeitern sind das die Arbeitslöhne, soweit die Personen mit FuE-Tätigkeiten in einem begünstigten Vorhaben beschäftigt waren. Das Wort „soweit“ ist entscheidend: Nicht der gesamte Lohn zählt, sondern der Anteil, der auf die FuE-Arbeit entfällt.

Dieser Anteil lässt sich nur aus Aufzeichnungen ableiten. Wer nicht weiß, wie viele Stunden eine Person im Jahr im Vorhaben gearbeitet hat und wie sich diese Stunden zur vertraglichen Jahresarbeitszeit verhalten, kann keine Bemessungsgrundlage ermitteln und den Antrag nicht belegen. Der Stundennachweis ist deshalb keine Formalie, sondern die Rechengrundlage der Zulage.

Wie oft es genau daran scheitert, zeigt der Evaluierungsbericht der Bundesregierung zum Forschungszulagengesetz (Bundestagsdrucksache 21/7999 vom 10. September 2026): Bis Ende 2024 hatten nur rund 49 Prozent der Unternehmen mit einer bewilligten BSFZ-Bescheinigung überhaupt einen Festsetzungsantrag beim Finanzamt gestellt. Von der bescheinigten Bemessungsgrundlage waren bei Großunternehmen 91 Prozent steuerlich festgesetzt, bei kleinen und mittleren Unternehmen 33 Prozent. Als einen Grund nennt der Bericht, dass die exakte Stundendokumentation bei KMU „oft ohne automatisierte Systeme“ bewältigt werden muss. Die Bescheinigung ist also nicht die Hürde; die Stunden sind es.

Was § 3 FZulG regelt

§ 3 FZulG trägt die Überschrift „Förderfähige Aufwendungen und Bemessungsgrundlage“. Für den Stundennachweis sind vor allem drei Absätze relevant:

Absatz 1 bestimmt die Arbeitslöhne als förderfähige Aufwendungen, soweit die Arbeitnehmer mit FuE-Tätigkeiten in begünstigten Vorhaben betraut sind. Hier entsteht die Notwendigkeit, den FuE-Anteil je Person zu kennen.
Absatz 3 regelt die Eigenleistung des Einzelunternehmers: Angesetzt wird ein gesetzlich festgelegter Betrag je nachgewiesener Arbeitsstunde, begrenzt auf höchstens 40 Arbeitsstunden pro Woche – für Stunden ab dem 1. Januar 2026 sind das 100 Euro je Stunde (Stand des Gesetzestextes: September 2026). Das Gesetz spricht hier ausdrücklich von „nachgewiesenen“ Stunden. Zu beachten: Die Förderung der Eigenleistung gilt nach § 9 Abs. 5 FZulG als De-minimis-Beihilfe im Sinne der Verordnung (EU) 2023/2831, also mit der dort geregelten Obergrenze je Unternehmen über drei Steuerjahre; der Anspruchsberechtigte muss sie nachweisen können.
Absatz 5 definiert die Bemessungsgrundlage: die im Wirtschaftsjahr entstandenen förderfähigen Aufwendungen im Sinne der Absätze 1 bis 4, gedeckelt durch eine Höchstgrenze, die der Gesetzgeber mehrfach angepasst hat. Die jeweils geltende Grenze und die Höhe der Zulage entnehmen Sie dem Gesetzestext und dem aktuellen BMF-Schreiben.

Der Antrag selbst wird nach § 5 FZulG nach Ablauf des Wirtschaftsjahres beim zuständigen Finanzamt gestellt. Grundlage für die Festsetzung ist nach § 6 FZulG für jedes Vorhaben eine Bescheinigung der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ). Die BSFZ beurteilt, ob ein Vorhaben die inhaltlichen Voraussetzungen erfüllt. Ob die angesetzten Stunden und Löhne stimmen, prüft das Finanzamt.

Wie das BMF den Nachweis konkretisiert

Das Bundesministerium der Finanzen hat zum FZulG ein Anwendungsschreiben veröffentlicht und dazu eine Vorlage für die „Stundenaufzeichnung für FuE-Tätigkeiten in einem begünstigten FuE-Vorhaben“ (Stand 11.11.2021). Die Vorlage ist kein Pflichtformular, sie zeigt aber, welche Angaben die Finanzverwaltung erwartet. Wer sich daran hält, hat eine gemeinsame Sprache mit dem Prüfer.

Die Vorlage verlangt im Kern fünf Dinge:

Zuordnung zum Vorhaben. Kurzbezeichnung und Vorhabens-ID aus der BSFZ-Bescheinigung, das Wirtschaftsjahr, Name und Vorname des Arbeitnehmers sowie eine Kurzbezeichnung seiner FuE-Tätigkeit. Für jedes Vorhaben wird ein eigener Bogen geführt.
Tagesgenaue Erfassung. Eine Matrix aus zwölf Monaten und bis zu 31 Tagen, in die die FuE-Stunden je Arbeitstag eingetragen werden. Je Monat wird eine Summe gebildet, am Ende die Jahressumme.
Bestätigung. Jede Monatszeile hat ein Unterschriftsfeld. Die Bestätigung soll durch einen Projektverantwortlichen oder eine vom Anspruchsberechtigten beauftragte Person erfolgen. Am Ende unterschreiben Arbeitnehmer und Projektverantwortlicher.
Maßgebliche Jahresarbeitszeit (Sektor 1). Aus der wöchentlichen Arbeitszeit mal 52 Wochen, abzüglich Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, Feiertagen und Kurzarbeit, ergibt sich die Bezugsgröße, an der die FuE-Stunden gemessen werden.
FuE-Anteil (Sektor 2). Die Summe der FuE-Stunden geteilt durch die maßgebliche Jahresarbeitszeit ergibt den Anteil der Arbeitszeit, der auf das Vorhaben entfällt. Er kann höchstens 1 betragen.

Wie Sie den Bogen Feld für Feld ausfüllen, zeigt der Artikel Die BMF-Vorlage Schritt für Schritt; die Rechenwege für Sektor 1 und 2 erklärt Sektor 1 und Sektor 2 mit Rechenbeispiel.

Was ein Nachweis leisten muss

Je Person, je Vorhaben, je Tag

Eine Jahressumme pro Mitarbeiter reicht nicht. Der Nachweis muss zeigen, an welchem Tag wie viele Stunden in welchem Vorhaben gearbeitet wurden. Nur so lässt sich die Summe später gegen Urlaubs- und Krankheitstage, gegen die Lohnabrechnung und gegen andere Vorhaben derselben Person abgleichen.

Nur FuE-Tätigkeit

Die Vorlage nennt als Beispiel für eine FuE-Tätigkeit den Laboranten und grenzt ab: Management, Verwaltung, Transport oder sonstige Dienstleistungen, die dem Vorhaben nur mittelbar dienen, gehören nicht in den Bogen. Eine Erfassung, die alle Arbeitsstunden einer Person auf das Vorhaben bucht, ist deshalb angreifbar, auch wenn die Person überwiegend forscht.

Bezug zur Jahresarbeitszeit

Die reine Stundensumme sagt nichts über den Lohnanteil aus. Erst der Quotient aus FuE-Stunden und maßgeblicher Jahresarbeitszeit ergibt den förderfähigen Anteil des Arbeitslohns. Deshalb gehören Wochenstunden, Urlaubsanspruch, Krankheitstage und Feiertage jeder Person zum Nachweis dazu, und bei unterjährigem Beginn oder Ende der FuE-Tätigkeit wird die Jahresarbeitszeit anteilig gekürzt.

Zeitnah und nachvollziehbar geführt

Der Stundennachweis ist eine steuerlich relevante Aufzeichnung. Für ihn gelten die Ordnungsvorschriften der Abgabenordnung: Nach § 146 Abs. 1 AO sind Aufzeichnungen einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen; nach § 146 Abs. 4 AO darf eine Aufzeichnung nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Wer Stunden Monate später aus dem Gedächtnis rekonstruiert oder Werte in einer Tabelle überschreibt, verletzt genau diese Grundsätze. Mehr dazu im Artikel Betriebsprüfung: Checkliste für den Stundennachweis.

Aufbewahrt und lesbar

§ 147 AO verlangt, dass Unterlagen über die gesetzlichen Fristen hinweg geordnet aufbewahrt werden und bei elektronischer Führung während der Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein Stundennachweis, der nur als lokale Datei auf dem Rechner eines ausgeschiedenen Mitarbeiters existiert, erfüllt das nicht.

Typische Lücken und ihre Folgen

Lücke	Folge	Abhilfe
Nur Monats- oder Jahressummen	Tagesgenaue Zuordnung fehlt, Abgleich mit Urlaub und Krankheit unmöglich	Erfassung je Arbeitstag, Monatssummen automatisch bilden
Keine Vorhabens-ID	Bogen lässt sich der BSFZ-Bescheinigung nicht zuordnen	ID am Projekt hinterlegen, auf jeden Nachweis drucken
Alle Stunden als FuE gebucht	Verwaltung und Management sind nicht abgegrenzt	FuE- und Nicht-FuE-Zeiten getrennt erfassen
Sektor 1 fehlt	FuE-Anteil nicht berechenbar, Lohnanteil nicht belegbar	Wochenstunden, Urlaub, Feiertage je Person pflegen
Nachträgliche Änderungen ohne Spur	Verstoß gegen § 146 Abs. 4 AO, Zweifel an der gesamten Aufzeichnung	Änderungsprotokoll mit altem und neuem Wert

Was das für Ihre Erfassung bedeutet

Die Anforderungen sind erfüllbar, aber nicht nebenbei. Sie brauchen je Person die Stammdaten für Sektor 1, je Projekt die Vorhabens-ID, eine tägliche Erfassung, die FuE-Zeit von anderer Arbeit trennt, und ein Verfahren, das Änderungen sichtbar macht. Genau dafür ist FuE Stundenzettel gebaut: Die Zeiterfassung ordnet jede Stunde einem Arbeitspaket und damit einem Vorhaben zu, der Audit-Trail hält jede Änderung fest, und der Export erzeugt den Stundenzettel je Mitarbeiter in der Form der BMF-Vorlage mit Sektor 1 und Sektor 2.

Wenn Sie den Nachweis heute in Excel führen, lesen Sie Wo Excel beim Stundennachweis an Grenzen stößt. Dort steht auch, wann eine Tabelle noch ausreicht.

Stundennachweis für die Forschungszulage: Was § 3 FZulG und das BMF verlangen