Dokumentationspflicht
Forschungszulage: Was Sie dokumentieren müssen und warum.
Die Forschungszulage bemisst sich nach den Arbeitslöhnen, soweit sie auf nachgewiesene Stunden in begünstigten Vorhaben entfallen. Diese Seite ordnet die Rechtsgrundlagen, nennt die Felder, die je Arbeitstag festzuhalten sind, und beschreibt die Beanstandungen, die sich daraus regelmäßig ergeben.
Rechtsgrundlagen
Woraus sich die Pflicht ergibt
Es gibt keine eigene „Dokumentationsvorschrift“ im Forschungszulagengesetz. Die Pflicht folgt aus dem Zusammenspiel von Fördergesetz und Abgabenordnung.
§ 3 FZulG – der Nachweis der Arbeitsstunden
Förderfähig sind die Arbeitslöhne für Arbeitnehmer, soweit sie mit Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten in begünstigten Vorhaben betraut sind. Maßgeblich sind die nachgewiesenen Arbeitsstunden, die auf diese Vorhaben entfallen. Ohne Stundennachweis fehlt die Grundlage der Bemessungsgrundlage.
§ 90 AO – Mitwirkungspflicht
Die Beteiligten sind zur Mitwirkung bei der Ermittlung des Sachverhalts verpflichtet; sie legen die ihnen bekannten Tatsachen offen und benennen Beweismittel. Praktisch heißt das: Die Unterlagen kommen von Ihnen, nicht vom Finanzamt.
§ 146 AO und GoBD – wie aufgezeichnet wird
Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen (§ 146 Abs. 1 AO). Änderungen dürfen den ursprünglichen Inhalt nicht unkenntlich machen (§ 146 Abs. 4 AO). Für elektronisch geführte Aufzeichnungen konkretisieren die GoBD diese Grundsätze.
§ 147 AO – Aufbewahrung, Lesbarkeit, Datenzugriff
Aufzeichnungen und die zu ihrem Verständnis erforderlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren, während der Frist lesbar und maschinell auswertbar zu halten; die Finanzbehörde kann auf elektronisch geführte Daten zugreifen.
BMF-Schreiben vom 07.02.2023 und der Entwurf vom Oktober 2025
Maßgeblich für die Verwaltungsauffassung ist das BMF-Schreiben vom 07.02.2023 zur Gewährung der Forschungszulage. Seit Oktober 2025 liegt ein Entwurf einer Neufassung vor, der es ersetzen soll; die Stellungnahmefrist endete am 11.11.2025. Der Entwurf ist zum Prüfdatum nicht in Kraft und kann sich noch ändern.
Wortlaut der genannten Vorschriften geprüft am 18.09.2026 auf gesetze-im-internet.de. Die Fundstellen stehen vollständig unter Quellen.
Der Inhalt
Was je Arbeitstag festzuhalten ist
Die BMF-Vorlage macht sichtbar, worauf es ankommt: eine Zeile je Tag, je Person und je Vorhaben.
Die gedämpfte Zeile darunter steht für Verwaltung, Vertrieb oder Kundenprojekte – erfasst, aber nicht Teil der FuE-Zeit.
Datum
Der einzelne Arbeitstag, nicht die Woche und nicht der Monat. Die BMF-Vorlage sieht eine Zeile je Tag vor.
Dauer
Die auf das Vorhaben entfallenden Stunden dieses Tages, in nachvollziehbarer Genauigkeit statt in Pauschalen.
Tätigkeit
Eine Beschreibung, aus der hervorgeht, woran gearbeitet wurde – konkret genug, dass ein sachverständiger Dritter den Bezug zum Vorhaben erkennt.
Zuordnung zum Vorhaben
Das begünstigte Vorhaben mit der Vorhabens-ID aus der Bescheinigung. Arbeitet eine Person in mehreren Vorhaben, wird je Vorhaben getrennt aufgezeichnet.
Person
Der Mitarbeiter, dem die Stunden zuzurechnen sind, samt der Daten, aus denen sich seine Jahresarbeitszeit ergibt (Wochenstunden, Urlaub, Feiertage, Krankheit).
Abgrenzung nicht förderfähiger Zeiten
Verwaltung, Vertrieb, Support, Kundenprojekte, Weiterbildung und Leitungsaufgaben ohne Vorhabensbezug gehören nicht in die FuE-Stunden und müssen erkennbar getrennt bleiben.
Wie sich daraus Jahresarbeitszeit, FuE-Anteil und Personenmonate ergeben, erklärt der Artikel Sektor 1 und Sektor 2; rechnen können Sie es im Personenmonate-Rechner.
In der Prüfung
Typische Beanstandungen
Diese Punkte ergeben sich unmittelbar aus den Vorschriften. Was ein Prüfer im Einzelfall akzeptiert, sagt diese Seite nicht.
- Nachträglich erstellte Aufzeichnungen (§ 146 Abs. 1 AO)
- Schätzungen und Pauschalen ohne Tagesbezug
- Fehlende Zuordnung zum Vorhaben
- Aufzeichnungen ohne Änderungsspur (§ 146 Abs. 4 AO)
- Widersprüche zu Lohnbuchhaltung und Abwesenheiten
- Fehlende Gegenzeichnung durch den Projektverantwortlichen
Jeder Punkt ist ausführlich beschrieben in der Checkliste für die Betriebsprüfung, Abschnitt „Typische Beanstandungen“.
Umsetzung
Laufend dokumentieren – und Rückstände nachziehen
Für das laufende Jahr entsteht der Nachweis aus der täglichen Erfassung; für zurückliegende Jahre und das laufende Jahr bis heute lässt sich aus vorhandenen Unterlagen aufbereiten, was belegbar ist. Ablauf, Grenzen und der vollständige Preis stehen unter Jahre rekonstruieren; was sich nicht ableiten lässt, beschreibt Stundenzettel nachträglich rekonstruieren.
Häufige Fragen
Form, Werkzeuge, Fristen
Gibt es eine vorgeschriebene Form für den Stundennachweis?
Das Gesetz schreibt keine bestimmte Datei vor; es verlangt den Nachweis der Arbeitsstunden (§ 3 FZulG) und ordnungsgemäße Aufzeichnungen (§ 146 AO). Das Bundesfinanzministerium stellt eine Vorlage bereit, an der sich der Aufbau orientieren lässt; wie sie gefüllt wird, erklärt der Artikel BMF-Stundenzettel ausfüllen. Ob Ihre Form im Einzelfall genügt, beurteilt Ihre steuerliche Beratung.
Reicht eine Excel-Tabelle aus?
Der Inhalt lässt sich in einer Tabellenkalkulation abbilden, die Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO in der Regel nicht: Eine Zelle lässt sich ohne Spur überschreiben, und später ist nicht mehr feststellbar, was ursprünglich dort stand. Welche Punkte betroffen sind, behandelt der Artikel Grenzen von Excel im Stundennachweis.
Wie lange muss ich die Aufzeichnungen aufbewahren?
Die Fristen richten sich nach § 147 Abs. 3 AO und beginnen mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung entstanden ist. Da der Stundennachweis die Grundlage der Bemessungsgrundlage ist, sollten Sie ihn mit Stammdaten und Änderungsprotokoll über die gesamte Frist lesbar und maschinell auswertbar halten. Den konkreten Wert entnehmen Sie dem aktuellen Gesetzestext.
Was ist mit Jahren, die nie dokumentiert wurden?
Für vergangene Jahre und das laufende Jahr bis heute lässt sich aus vorhandenen Unterlagen aufbereiten, was belegbar ist – Bescheide, Lohnbuchhaltung, Abwesenheiten, Kalender, Tickets. Was durch keine Unterlage gedeckt ist, bleibt eine Lücke; eine Schätzung, die wie eine Aufzeichnung aussieht, schafft ein neues Risiko. Den Weg und die Grenzen beschreibt die Seite Stundenzettel nachträglich rekonstruieren.
Quellen
Gesetze, Schreiben und Vorlage im Original
- § 3 FZulG – Förderfähige Aufwendungen und BemessungsgrundlageGesetze im Internet
- § 90 AO – Mitwirkungspflichten der BeteiligtenGesetze im Internet
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für AufzeichnungenGesetze im Internet
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von UnterlagenGesetze im Internet
- GoBD – BMF-Schreiben im AO-Handbuch (Anhang 64)BMF
- BMF-Schreiben vom 07.02.2023 zur Gewährung der ForschungszulageBundesfinanzministerium
- EY-Steuernachricht zum Entwurf der Neufassung des BMF-SchreibensBeitrag vom 16.10.2025
- BMF-Vorlage für den FuE-Stundenzettel (PDF)BMF, 11.11.2021
Ersetzt keine steuerliche Beratung. Diese Seite gibt den Stand der genannten Quellen zum 18.09.2026 wieder und beschreibt, wie FuE Stundenzettel die Anforderungen umsetzt. Der Entwurf des BMF-Schreibens vom Oktober 2025 ist nicht in Kraft und kann sich ändern. Ob und in welcher Höhe eine Forschungszulage gewährt wird, entscheiden Bescheinigungsstelle und Finanzamt im Einzelfall. Sprechen Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung.
Dokumentieren, solange es noch tagesaktuell geht.
14 Tage, alle Funktionen, keine Zahlungsdaten. Zurückliegende Jahre holen Sie über die Rekonstruktion nach – zusammen mit der Lizenz für zwölf Monate.
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Noch nicht so weit? Wissen: Forschungszulage nachweisen