Worum es bei der Prüfung geht
Die Forschungszulage wird vom Finanzamt festgesetzt. Ob ein Vorhaben inhaltlich begünstigt ist, hat vorher die Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) bescheinigt; das Finanzamt prüft die Aufwendungen, also vor allem, ob die angesetzten Lohnanteile durch Stunden belegt sind. Der Stundennachweis ist damit eine steuerlich relevante Aufzeichnung, und für solche Aufzeichnungen gelten die Ordnungs- und Aufbewahrungsvorschriften der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
Dieser Artikel beschreibt, worauf sich diese Vorschriften beziehen. Er sagt nicht, was ein Prüfer im Einzelfall akzeptiert. Das hängt von Ihrem Sachverhalt ab und ist Sache Ihrer steuerlichen Beratung.
Die Grundsätze, an denen ein Nachweis gemessen wird
§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO fasst es in einem Satz zusammen:
„Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen.“
Die GoBD entfalten daraus die bekannten Grundsätze. Übertragen auf den Stundennachweis:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein sachverständiger Dritter muss sich in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen können, von der Jahressumme zurück bis zum einzelnen Tageseintrag.
- Vollständigkeit: Alle FuE-Stunden aller beteiligten Personen, in allen Vorhaben, ohne Lücken zwischen Erfassung und Nachweis.
- Richtigkeit: Die Werte stimmen mit dem Sachverhalt überein, etwa mit Arbeitsvertrag, Abwesenheiten und Lohnabrechnung.
- Zeitgerechte Erfassung: Die Stunden werden zeitnah zum Arbeitstag festgehalten, nicht am Jahresende rekonstruiert.
- Ordnung: Je Person, Vorhaben und Wirtschaftsjahr ein zuordenbarer Nachweis, wie ihn die BMF-Vorlage vorsieht.
- Unveränderbarkeit: Änderungen bleiben erkennbar, der ursprüngliche Inhalt bleibt feststellbar.
Änderungen: § 146 Abs. 4 AO
Der für Zeiterfassung wichtigste Satz der Abgabenordnung steht in § 146 Abs. 4:
„Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.“
Das verbietet keine Korrekturen. Wer sich vertippt oder Stunden dem falschen Arbeitspaket zugeordnet hat, darf das berichtigen. Es verlangt nur, dass die Korrektur als solche erkennbar bleibt: Was stand vorher da, wer hat es wann geändert, was steht jetzt dort? Für eine elektronische Zeiterfassung heißt das, dass jede Änderung an Zeiteinträgen, aber auch an Stammdaten wie Wochenstunden oder Urlaubsanspruch, protokolliert wird. Denn eine geänderte Wochenarbeitszeit verändert Sektor 1 und damit jeden FuE-Anteil, der daraus berechnet wurde.
Die GoBD lassen offen, wie die Unveränderbarkeit technisch sichergestellt wird; sie kann hardware-, software- oder organisatorisch gewährleistet werden. Entscheidend ist, dass sie tatsächlich gewährleistet ist und dass Sie das Verfahren beschreiben können.
Aufbewahrung und Datenzugriff: § 147 AO
§ 147 AO regelt, welche Unterlagen wie lange aufzubewahren sind. Für den Stundennachweis relevant:
- Geordnete Aufbewahrung der Aufzeichnungen und der Unterlagen, die zu ihrem Verständnis nötig sind, darunter die Beschreibung des Verfahrens, mit dem sie erstellt wurden.
- Fristen nach § 147 Abs. 3 AO, gestaffelt nach Art der Unterlage. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Aufzeichnung vorgenommen wurde. Den konkreten Wert entnehmen Sie dem aktuellen Gesetzestext, er wurde in den letzten Jahren geändert.
- Lesbarkeit: Elektronisch erstellte Unterlagen müssen während der gesamten Frist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
- Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO: Die Finanzbehörde kann Einsicht in die elektronischen Daten nehmen, sie nach ihren Vorgaben auswerten lassen oder auf einem Datenträger verlangen.
In der Praxis bedeutet das: Der Stundennachweis darf nicht nur als PDF im Ordner liegen. Die zugrunde liegenden Daten, die Änderungshistorie und die Stammdaten müssen exportierbar bleiben, auch wenn Sie die Software wechseln oder die Lizenz beenden. Prüfen Sie bei jedem Werkzeug, ob Sie Ihre Daten in einem offenen Format herausbekommen.
Die Checkliste
A. Zuordnung und Vollständigkeit
- Für jedes begünstigte Vorhaben liegt die BSFZ-Bescheinigung mit Vorhabens-ID vor, und die ID steht auf jedem Stundennachweis.
- Für jede Person mit FuE-Stunden gibt es je Vorhaben und Wirtschaftsjahr einen Nachweis nach BMF-Vorlage.
- Die Jahressumme je Nachweis lässt sich bis auf den einzelnen Tageseintrag zurückverfolgen.
- Nicht-FuE-Tätigkeiten (Verwaltung, Management, Vertrieb) sind von den FuE-Stunden getrennt.
- Ausgeschiedene Mitarbeiter sind mit ihren Stunden enthalten.
B. Sektor 1 und Sektor 2
- Wochenarbeitszeit, Urlaubsanspruch, Feiertage, Krankheits- und Sonderurlaubstage je Person sind dokumentiert und belegt (Arbeitsvertrag, Abwesenheitsliste).
- Die Umrechnung von Tagen in Stunden folgt der Wochenarbeitszeit geteilt durch die Arbeitstage pro Woche.
- Unterjähriger Beginn oder Ende der FuE-Tätigkeit ist mit x/12 gekürzt.
- Kein FuE-Anteil liegt über 1; bei Tätigkeit in mehreren Vorhaben ist die Aufteilung nachvollziehbar.
C. Zeitnähe und Bestätigung
- Jeder Zeiteintrag trägt einen Erfassungszeitpunkt, aus dem hervorgeht, wann er angelegt wurde.
- Die Monatsbestätigung durch den Projektverantwortlichen ist zeitnah erfolgt und dokumentiert.
- Arbeitnehmer und Projektverantwortlicher haben den Jahresnachweis unterschrieben oder auf gleichwertige Weise bestätigt.
D. Änderungen
- Änderungen an Zeiteinträgen sind mit Zeitpunkt, Nutzer, altem und neuem Wert protokolliert.
- Änderungen an Stammdaten (Wochenstunden, Urlaub, Vorhabens-ID) sind ebenso protokolliert.
- Löschungen sind als Löschung erkennbar; der Stand vor der Löschung ist feststellbar.
- Das Protokoll kann von niemandem, auch nicht vom Kontoinhaber, bearbeitet werden.
E. Aufbewahrung und Verfahren
- Stundennachweise, Belege und Änderungsprotokolle sind über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar und auswertbar.
- Die Daten lassen sich in einem maschinell auswertbaren Format exportieren (CSV, XML), nicht nur als PDF.
- Es gibt eine Verfahrensbeschreibung: Wer erfasst wann was, wer bestätigt, wie werden Korrekturen behandelt, wo wird aufbewahrt?
- Zugriffsrechte sind geregelt: Wer darf Zeiten erfassen, wer ändern, wer Stammdaten pflegen?
Typische Beanstandungen
Diese Punkte ergeben sich unmittelbar aus den Vorschriften. Was ein Prüfer im Einzelfall akzeptiert, sagt dieser Artikel nicht – das hängt vom Gesamtbild ab und gehört in die Hand Ihrer steuerlichen Beratung. (Der Abschnitt stand bis zum 20.09.2026 auf der Seite Dokumentationspflicht und ist hier zusammengeführt.)
- Nachträglich erstellte Aufzeichnungen. Stundenzettel, die erst für den Antrag oder für die Prüfung entstehen, sind nicht zeitgerecht im Sinne des § 146 Abs. 1 AO. Je größer der Abstand zum Arbeitstag, desto schwerer wiegt der Einwand.
- Schätzungen und Pauschalen. Ein fester FuE-Anteil je Person, gleiche Stundenzahlen über Monate hinweg oder runde Werte ohne Tagesbezug lassen sich nicht auf einzelne Arbeitstage zurückführen.
- Fehlende Zuordnung zum Vorhaben. Stunden ohne Vorhabens-ID lassen offen, ob sie auf ein begünstigtes Vorhaben entfallen. Dasselbe gilt für Sammelpositionen wie „Entwicklung“ ohne weitere Unterscheidung.
- Aufzeichnungen ohne Änderungsspur. Eine Tabellenkalkulation, in der Werte spurlos überschrieben werden können, erfüllt § 146 Abs. 4 AO nicht. Welche Grenzen das hat, beschreibt Wo Excel an Grenzen stößt.
- Widersprüche zu anderen Unterlagen. FuE-Stunden an Urlaubs-, Krankheits- oder Feiertagen, Stunden vor Eintritt oder nach Austritt, Summen über der vertraglichen Jahresarbeitszeit: Solche Abweichungen fallen beim Abgleich mit der Lohnbuchhaltung auf.
- Fehlende Gegenzeichnung. Das BMF-Muster sieht je Monat eine Bestätigung durch einen Projektverantwortlichen vor (Fußnote 5). Fehlt sie, ist die Aufzeichnung eine Selbstauskunft des Mitarbeiters; Einzelheiten unter Monatsfreigabe: Wer bestätigt den Stundenzettel?
Was Sie bereitlegen
| Unterlage | Wofür |
|---|---|
| BSFZ-Bescheinigung je Vorhaben | Zuordnung der Vorhabens-ID, Laufzeit des Vorhabens |
| Stundennachweis je Person und Vorhaben (BMF-Vorlage) | Tagesmatrix, Sektor 1, Sektor 2, Unterschriften |
| Änderungsprotokoll für den Zeitraum | Nachweis der Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO |
| Arbeitsverträge, Abwesenheitslisten | Belege für die Werte in Sektor 1 |
| Lohnabrechnungen | Abgleich der Arbeitslöhne mit dem FuE-Anteil |
| Verfahrensbeschreibung | Wie die Aufzeichnung geführt und aufbewahrt wird |
Wie FuE Stundenzettel diese Punkte abdeckt
Der Audit-Trail protokolliert jede Änderung an Zeiteinträgen, Projekten, Arbeitspaketen und Stammdaten mit Zeitpunkt, Nutzer, altem und neuem Wert; er ist über die Oberfläche für niemanden veränderbar und lässt sich für einen Zeitraum als CSV oder XML exportieren. Der Stundenzettel-Export erzeugt je Person ein PDF in der Form der BMF-Vorlage und kontrolliert vorher, ob Stammdaten und Vorhabens-ID vollständig sind. Und Ihre Daten bleiben auch ohne aktive Lizenz lesbar und exportierbar, siehe Preise.
Wenn Sie Ihren Nachweis heute in Excel führen, zeigt der Artikel Wo Excel an Grenzen stößt, welche Punkte dieser Checkliste dort besonders schwer zu erfüllen sind. Die Grundlagen des Nachweises fasst Was § 3 FZulG und das BMF verlangen zusammen.