So ist die Vorlage aufgebaut
Die Vorlage trägt den Titel „Steuerliche Förderung von Forschung und Entwicklung (FuE) – Stundenaufzeichnung für FuE-Tätigkeiten in einem begünstigten FuE-Vorhaben“. Sie gilt für einen Arbeitnehmer, ein Vorhaben und ein Wirtschaftsjahr. Wer in zwei Vorhaben arbeitet, bekommt zwei Bögen. Der Aufbau von oben nach unten:
- Kopfdaten: Vorhaben, Wirtschaftsjahr, Arbeitnehmer, FuE-Tätigkeit
- Tagesmatrix: zwölf Monatszeilen mit je 31 Tagesfeldern, Monatssumme und Bestätigung
- Summe der FuE-Stunden im Vorhaben
- Block 1: Ermittlung der maßgeblichen vereinbarten Jahresarbeitszeit (Sektor 1)
- Block 2: Ermittlung des Anteils der FuE-Arbeitszeit (Sektor 2)
- Zusatzblock bei Eigenforschung: Höchstgrenze
- Unterschriften von Arbeitnehmer und Projektverantwortlichem
Die Fußnoten am unteren Rand sind keine Nebensache. Sie enthalten die Ausfüllregeln, etwa welche Tätigkeiten zählen und wie Abzugstage in Stunden umgerechnet werden. Wir zitieren sie an den passenden Stellen.
Schritt 1: Kopfdaten
Kurzbezeichnung und Vorhabens-ID
Die Kurzbezeichnung des FuE-Vorhabens entspricht laut Fußnote 2 idealerweise der Bezeichnung aus der Bescheinigung nach § 6 FZulG der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ). Die Vorhabens-ID stammt ebenfalls aus dieser Bescheinigung, soweit sie bereits vorliegt (Fußnote 3). Beides sorgt dafür, dass der Prüfer den Bogen ohne Rückfrage dem bescheinigten Vorhaben zuordnen kann. Häufiger Fehler: interne Projektnamen, die auf der Bescheinigung anders lauten.
Wirtschaftsjahr
Das Wirtschaftsjahr, für das die Stunden aufgezeichnet werden. Bei abweichendem Wirtschaftsjahr tragen Sie den Zeitraum ein, nicht das Kalenderjahr. Die zwölf Monatszeilen der Matrix beziehen sich auf die Monate dieses Wirtschaftsjahres.
Name, Vorname, Kurzbezeichnung der FuE-Tätigkeit
Der Bogen bezieht sich auf einen „im FuE-Vorhaben unmittelbar mit FuE-Aktivitäten beschäftigten Arbeitnehmer“. Die Kurzbezeichnung der Tätigkeit beschreibt seinen Tätigkeitsbereich, die Vorlage nennt als Beispiel „Laborant“. Fußnote 4 grenzt ab: Tätigkeiten, die dem Vorhaben nur mittelbar oder unterstützend dienen, etwa Management, Verwaltung, Transport oder sonstige Dienstleistungen, gehören nicht hierher. Eine ehrliche Tätigkeitsbezeichnung („Softwareentwickler, Prototypenbau“) ist besser als eine allgemeine („Projektmitarbeit“).
Schritt 2: Die Tagesmatrix
Das Herzstück ist die Tabelle „Dokumentation der Arbeitsstunden für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben“: eine Zeile je Monat (1 bis 12), eine Spalte je Kalendertag (1 bis 31), rechts die Spalten „Insg.“ und „Bestätigung“. In jedes Tagesfeld kommen die Stunden, die die Person an diesem Tag im Vorhaben mit FuE-Tätigkeit verbracht hat.
- Leere Felder für Tage ohne FuE-Arbeit: Wochenenden, Urlaub, Krankheit, Feiertage, reine Verwaltungstage. Eine Null ist nicht nötig, aber unschädlich.
- Dezimalstunden (7,5) sind leichter zu addieren als Stunden und Minuten (7:30). Bleiben Sie in einem Format.
- Nur FuE-Zeit: Hat jemand an einem Tag vier Stunden geforscht und vier Stunden Angebote geschrieben, stehen in der Matrix vier Stunden.
- Plausibilität: Ein Tageswert über der vertraglichen Tagesarbeitszeit fällt auf. Überstunden gehören in die Matrix, wenn sie im Vorhaben geleistet wurden, sollten sich aber mit der Zeiterfassung und der Lohnabrechnung decken.
Die Spalte „Insg.“ enthält die Monatssumme, die Spalte „Bestätigung“ die Unterschrift. Laut Fußnote 5 soll die Bestätigung durch einen Projektverantwortlichen oder eine sonstige vom Anspruchsberechtigten beauftragte Person erfolgen, und zwar je Monat. Wer den Bogen erst im Folgejahr auf einmal unterschreibt, dokumentiert damit, dass die Bestätigung nicht zeitnah erfolgt ist.
Unter der Matrix steht die „Summe der Arbeitsstunden für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben“, also die Jahressumme aller Monatswerte. Diese Zahl wird später in Sektor 2 übernommen (Fußnote 9).
Schritt 3: Sektor 1, die maßgebliche Jahresarbeitszeit
Block 1 heißt „Ermittlung der maßgeblichen vereinbarten Jahresarbeitszeit“. Er rechnet in Stunden, nicht in Tagen, und funktioniert wie eine Subtraktionsrechnung:
| Zeile | Woher der Wert kommt |
|---|---|
| Jahresarbeitsstunden (wöchentliche Arbeitszeit × 52 Wochen) | Vertraglich, tariflich oder betrieblich vereinbarte Wochenarbeitszeit (Fußnote 6), mal 52 |
| Abzgl. arbeitsvertraglich vereinbarter Urlaubsanspruch | Urlaubstage laut Vertrag, umgerechnet in Stunden |
| Abzgl. Krankheitstage | Tatsächliche Krankheitstage des Jahres, in Stunden |
| Abzgl. Sonderurlaub | Gewährte Sonderurlaubstage, in Stunden |
| Abzgl. gesetzliche Feiertage | Feiertage, die auf Arbeitstage fallen, in Stunden |
| Abzgl. Kurzarbeit, Erziehungsurlaub u. ä. | Tage, an denen nicht gearbeitet wurde, in Stunden |
| = Maßgebliche vereinbarte Jahresarbeitszeit | Ergebnis der Subtraktion |
| Ggf. Kürzung bei unterjährigem Beginn/Ende | x/12 der maßgeblichen Jahresarbeitszeit, x = Monate mit FuE-Tätigkeit (Fußnote 8) |
Für die Umrechnung von Tagen in Stunden gibt Fußnote 7 die Regel vor: Die vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit wird durch die vereinbarten Arbeitstage pro Woche geteilt. Bei 40 Wochenstunden und fünf Arbeitstagen sind das 8 Stunden je Tag, 30 Urlaubstage entsprechen also 240 Stunden. Abgezogen werden nur Tage, die auf Arbeitstage fallen. Ein Feiertag am Samstag reduziert die Jahresarbeitszeit nicht.
Ein vollständiges Rechenbeispiel mit Vollzeit, Teilzeit und unterjährigem Einstieg finden Sie im Artikel Sektor 1 und Sektor 2 erklärt. Wer die Zahlen für eine Person schnell prüfen will, nutzt den Personenmonate-Rechner.
Schritt 4: Sektor 2, der FuE-Anteil
Block 2 „Ermittlung des Anteils der Arbeitszeit für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben“ hat nur drei Zeilen:
- Summe der Arbeitsstunden für FuE-Tätigkeiten: die Jahressumme aus der Matrix.
- Geteilt durch die maßgebliche vereinbarte Jahresarbeitszeit, gegebenenfalls gekürzt.
- = Anteil der Arbeitszeit für FuE-Tätigkeiten im FuE-Vorhaben.
Fußnote 10 setzt eine Obergrenze: Der Anteil beträgt maximal 1. Das gilt auch, wenn ein Arbeitnehmer in mehreren Vorhaben tätig ist und sich wegen Überstunden über alle Vorhaben ein Wert größer als 1 ergäbe. In diesem Fall werden die förderfähigen Aufwendungen nach dem Verhältnis der Arbeitszeiten auf die Vorhaben aufgeteilt. Wenn Sie hier einen Wert über 1 errechnen, stimmt entweder die Jahresarbeitszeit nicht oder es wurden Stunden erfasst, die nicht ins Vorhaben gehören.
Schritt 5: Zusatzblock bei Eigenforschung
Der Block „Zusätzlich bei Eigenforschung“ enthält die „förderfähigen Arbeitsstunden im begünstigten FuE-Vorhaben insgesamt“ (wieder die Summe aus der Matrix, Fußnote 11) und die Höchstgrenze x/12 × 2.080 Stunden. Fußnote 12 erklärt die Zahl: Für jede Arbeitswoche sind maximal 40 Stunden förderfähig, 52 Wochen × 40 Stunden ergeben 2.080 Stunden im Jahr. Die Grenze wird aus Vereinfachungsgründen auf Monatsbasis ermittelt, soweit die FuE-Tätigkeit im gesamten Monat erbracht wurde, und sie gilt insgesamt für alle Vorhaben, wenn der selbst forschende Einzel- oder Mitunternehmer in mehreren Vorhaben tätig ist. Für angestellte Mitarbeiter bleibt dieser Block leer.
Schritt 6: Unterschriften
Ganz unten stehen zwei Felder: „Datum, Unterschrift (Arbeitnehmer)“ und „Gesehen und bestätigt: Datum, Unterschrift (Projektverantwortlicher)“. Das Datum sollte zum Abschluss des Wirtschaftsjahres passen. Bewahren Sie den unterschriebenen Bogen zusammen mit den Belegen auf, aus denen die Werte stammen: Arbeitsvertrag (Wochenstunden, Urlaub), Abwesenheitsliste, Zeiterfassung.
Die häufigsten Fehler
- Vorhabens-ID fehlt oder weicht von der Bescheinigung ab.
- Gesamtstunden statt FuE-Stunden in der Matrix.
- Abzugstage in Tagen statt Stunden abgezogen oder mit falscher Tagesarbeitszeit umgerechnet.
- Feiertage am Wochenende mitgezählt.
- Unterjähriger Einstieg ohne Kürzung der Jahresarbeitszeit.
- Monatsbestätigungen erst am Jahresende nachgeholt.
- Änderungen an der Matrix ohne Nachweis, was vorher dort stand.
Der letzte Punkt ist der teuerste, weil er die Glaubwürdigkeit des ganzen Bogens betrifft. Warum das so ist und wie ein Änderungsprotokoll aussieht, erklärt die Seite Nachweis & Prüfung. FuE Stundenzettel erzeugt den Bogen je Mitarbeiter als PDF in der Form der Vorlage, inklusive Sektor 1 und 2, aus der laufenden Zeiterfassung; einen Überblick gibt die Seite Funktionen.