Wann Excel reicht
Seien wir fair: Für ein kleines Vorhaben mit ein oder zwei beteiligten Personen kann eine Tabelle ein brauchbarer Stundennachweis sein. Voraussetzungen dafür sind, dass die Tabelle den Aufbau der BMF-Vorlage übernimmt, dass die Stunden zeitnah eingetragen werden, dass Sektor 1 und 2 je Person nachvollziehbar berechnet sind und dass Sie einen Weg haben, Änderungen sichtbar zu machen, etwa durch datierte Kopien je Monat, die nicht mehr angefasst werden, und eine kurze Beschreibung dieses Verfahrens.
Excel ist eine vertretbare Wahl, wenn alle diese Punkte zutreffen:
- Höchstens ein Vorhaben und wenige Personen, die ihre Stunden selbst eintragen.
- Eine Person, die die Datei verantwortet und die Monatsbestätigung zeitnah einholt.
- Ein festes Verfahren für Korrekturen (neue Version, alte bleibt erhalten) und ein Ablageort, der die Aufbewahrungsfrist übersteht.
- Keine Notwendigkeit, Stunden gleichzeitig für Arbeitspakete, Personenmonate oder Soll/Ist auszuwerten.
Wenn Sie in Excel bleiben, helfen diese Gewohnheiten, die Tabelle belastbar zu halten:
- Ein Tabellenblatt je Person und Vorhaben, aufgebaut wie die BMF-Vorlage, mit Vorhabens-ID im Kopf.
- Stunden am selben oder am nächsten Arbeitstag eintragen, nicht am Monatsende aus dem Kalender rekonstruieren.
- Am Monatsende eine datierte Kopie oder ein PDF ablegen und die Bestätigung des Projektverantwortlichen einholen.
- Korrekturen nie in der abgelegten Version vornehmen, sondern in einer neuen, mit kurzem Vermerk, was und warum geändert wurde.
- Die Umrechnung der Abzugstage in Stunden mit den Werten aus dem Arbeitsvertrag belegen.
Sobald einer der genannten Punkte kippt, beginnt die Tabelle Arbeit zu erzeugen. Die folgenden Abschnitte zeigen, wo genau.
Grenze 1: Unveränderbarkeit
§ 146 Abs. 4 AO verlangt, dass eine Aufzeichnung nicht so verändert wird, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist, und dass unklar bleibende Änderungen unterbleiben. Eine Tabellenzelle kennt keinen Vorher-Wert. Wer eine 6 in eine 8 ändert, hinterlässt nichts, was den Unterschied belegt. Die GoBD erlauben Tabellenkalkulationen, verlangen aber, dass die Unveränderbarkeit durch technische oder organisatorische Maßnahmen gewährleistet ist. Das ist möglich, aber es ist Handarbeit: Versionierung, Ablage, Beschreibung, Disziplin bei jeder Korrektur.
Eine Zeiterfassung mit Änderungsprotokoll erledigt das beim Speichern. Jeder Eintrag bekommt einen Erfassungszeitpunkt, jede Änderung einen Protokolleintrag mit altem und neuem Wert. Wie das aussieht, zeigt die Seite Nachweis & Prüfung.
Grenze 2: Zeitnähe
Die Abgabenordnung verlangt zeitgerechte Aufzeichnungen. Einer Excel-Datei ist nicht anzusehen, ob der Wert für den 3. März am 3. März oder am 28. Dezember eingetragen wurde. Das Dateidatum hilft nicht, es ändert sich bei jedem Speichern. Wer die Zeitnähe belegen will, braucht einen Erfassungszeitpunkt je Eintrag. Genau das ist der Unterschied zwischen „Stunden aufschreiben“ und „Stunden erfassen“.
Grenze 3: Sektor 1 und 2 je Person
Die BMF-Vorlage rechnet je Person mit Wochenstunden, Urlaubsanspruch, Krankheits- und Feiertagen, Sonderurlaub und Kurzarbeit, jeweils in Stunden. Für eine Person ist das eine Handvoll Formeln. Für zehn Personen mit unterschiedlichen Wochenstunden, Teilzeitwechseln im Jahr und unterjährigen Einstiegen wird daraus ein eigenes Tabellenblatt, das bei jeder Stammdatenänderung neu geprüft werden muss. Ein Tippfehler in der Zellreferenz verändert den FuE-Anteil, ohne dass es jemand merkt. Den Rechenweg erklärt der Artikel Sektor 1 und Sektor 2; für eine schnelle Einzelprüfung gibt es den Personenmonate-Rechner.
Grenze 4: Mehrere Personen, mehrere Vorhaben
Die Vorlage sieht je Person und Vorhaben einen Bogen vor. Drei Vorhaben mit je acht Beteiligten sind 24 Bögen, jeder mit Tagesmatrix, Monatssummen und Bestätigung. Excel kann das abbilden, aber nicht konsistent halten: Eine Person, die in zwei Vorhaben arbeitet, darf über beide Bögen zusammen keinen FuE-Anteil über 1 erreichen (Fußnote 10 der Vorlage). Das fällt in getrennten Dateien niemandem auf. Dazu kommen gleichzeitige Bearbeitung, Dateikopien auf verschiedenen Rechnern und die Frage, welche Version die gültige ist.
Grenze 5: Abgrenzung von FuE und Nicht-FuE
In die Matrix gehören nur FuE-Stunden im Vorhaben, nicht Verwaltung, Management oder Vertrieb. In einer Tabelle, die nur FuE-Stunden enthält, fehlt der Kontext: Waren es an dem Tag acht FuE-Stunden von acht, oder von zwölf? Eine Erfassung, die alle Arbeitszeit aufnimmt und die FuE-Zeit je Arbeitspaket kennzeichnet, macht die Abgrenzung sichtbar und plausibel.
Grenze 6: Aufbewahrung und Datenzugriff
§ 147 AO verlangt, dass elektronische Aufzeichnungen über die Aufbewahrungsfrist lesbar und maschinell auswertbar bleiben, und räumt der Finanzbehörde Datenzugriff ein. Eine Datei auf dem Laptop eines Mitarbeiters, der das Unternehmen verlässt, erfüllt das nicht. Auch Versionen in E-Mail-Anhängen oder in einem Ordner „alt“ sind nach einigen Jahren schwer zuzuordnen. Ein zentraler Datenbestand mit Export in offenen Formaten ist hier schlicht einfacher.
Vergleich auf einen Blick
| Anforderung | Excel-Tabelle | Zeiterfassung mit Protokoll |
|---|---|---|
| Stunden je Tag, Person, Vorhaben | Möglich, Handarbeit | Vorgegeben durch Struktur |
| Erfassungszeitpunkt je Eintrag | Nicht vorhanden | Automatisch |
| Änderungen mit altem und neuem Wert | Nur über Versionierung von Hand | Automatisch, nicht bearbeitbar |
| Sektor 1 und 2 je Person | Eigene Formeln, fehleranfällig | Aus Stammdaten berechnet |
| Konsistenz über mehrere Vorhaben | Getrennte Dateien | Eine Datenbasis |
| Monatsbestätigung | Ausdruck und Unterschrift | Ausdruck und Unterschrift, plus Protokoll |
| Export in offenen Formaten | Datei selbst | PDF, CSV, XML |
| Kosten | Arbeitszeit | Lizenz, siehe Preise |
Der Umstieg, ohne Verlust
Ein Wechsel bedeutet nicht, mit den bisherigen Stunden bei null anzufangen. Für zurückliegende Jahre bereitet die Rekonstruktion aus Ihren vorhandenen Tabellen, Bescheiden, Lohnexporten und Kalenderauszügen Stundenzettel nach BMF-Vorlage auf; vor der Freischaltung sehen Sie einen vollständigen Monat als PDF aus Ihren eigenen Daten. Ehemalige Mitarbeiter werden dabei ohne Login angelegt und kosten nichts. Ab dem Umstieg gelten dann Erfassungszeitpunkt, Änderungsprotokoll und automatische Sektorberechnung; die rekonstruierte Zeit davor bleibt als solche gekennzeichnet. Was das im Einzelnen umfasst, steht unter Funktionen.
Wenn Sie bei Excel bleiben, nehmen Sie zumindest die Checkliste für die Betriebsprüfung zur Hand und prüfen Sie, welche Punkte Ihre Tabelle heute erfüllt. Und nutzen Sie die Anleitung zur BMF-Vorlage, damit die Struktur stimmt.