§ 1 Geltungsbereich & Vertragsschluss
(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software-as-a-Service (SaaS) Anwendung "FuE Stundenzettel" zwischen Droidtech e.K. (Anbieter) und dem Kunden.
(2) Der Vertragsschluss erfolgt durch die Registrierung und die Zustimmung zu diesen AGB sowie der Datenschutzerklärung. Wird eine Rekonstruktion von Jahren (§ 2 Absatz 5) ohne bestehendes Benutzerkonto erworben, kommt der Vertrag mit der Zustimmung zu diesen AGB und dem Abschluss des Bezahlvorgangs zustande; das Benutzerkonto wird im Anschluss eingerichtet.
(3) Abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht anerkannt, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich schriftlich zu.
§ 2 Leistungsbeschreibung
(1) Der Anbieter stellt dem Kunden eine webbasierte Software zur Zeiterfassung für Forschungs- und Entwicklungstätigkeiten zur Verfügung.
(2) Der Funktionsumfang umfasst insbesondere:
- Start/Stopp-Zeiterfassung mit FuE/Nicht-FuE Kennzeichnung
- Verwaltung von Vorhaben mit Arbeitspaketen
- Personenzuweisung zu Arbeitspaketen mit Stundenkontingenten und Rollen
- Automatische Personenmonate-Berechnung (PM) nach Standard (1 PM = 160h)
- Team-Verwaltung mit Rechteverwaltung
- Kalenderfunktionen und Zeiterfassungshistorie
- Soll/Ist-Übersicht mit individuellen und Team-Metriken
- Auswertungen je Vorhaben und für das gesamte Konto
- PDF-Export nach BMF-Vorlage
- Monatsfreigabe durch den Projektverantwortlichen mit Sperre des freigegebenen Zeitraums
- Audit-Trail und GoBD-konforme Dokumentation: Automatische Protokollierung aller Änderungen an Zeiteinträgen, Vorhaben und anderen relevanten Daten gemäß GoBD (§§ 146, 147 AO)
- GoBD-Export: Export aller Daten im GoBD-konformen XML-Format für Betriebsprüfungen
- Audit-Dashboard für Kontoinhaber mit Filterung und Exportfunktionen
(3) Der Anbieter ist berechtigt, die Software weiterzuentwickeln und zu verbessern. Wesentliche Funktionen werden nicht ohne Ankündigung entfernt.
(4) Die Verfügbarkeit der Software wird angestrebt, aber nicht garantiert (Best Effort). Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Geschäftszeiten durchgeführt.
(5) Rekonstruktion von Jahren. Als gesonderte, einmalig abgerechnete Leistung bietet der Anbieter die Aufbereitung von Stundennachweisen für zurückliegende Jahre und für das laufende Jahr bis zu dem in der Anwendung angezeigten Stichtag an. Gegenstand dieser Leistung ist die maschinell unterstützte Auswertung der vom Kunden hochgeladenen Unterlagen mit Verfahren der künstlichen Intelligenz (KI) sowie die Bereitstellung des Auswertungsergebnisses als Vorschläge in der Anwendung.
Die Vorschläge werden in der Anwendung als solche gekennzeichnet. Eine maschinelle Auswertung kann Angaben übersehen, falsch zuordnen oder falsch lesen; Vorschläge können daher unvollständig oder fehlerhaft sein. Geschuldet ist die Bereitstellung der Auswertung und der Vorschläge zur Prüfung, nicht deren inhaltliche Richtigkeit im Einzelfall. Ein Vorschlag wird erst dann Bestandteil der Daten des Kunden, wenn der Kunde ihn nach eigener Prüfung ausdrücklich übernimmt und bestätigt (§ 3 Absatz 7).
Die Leistung ist keine steuerliche und keine rechtliche Beratung; eine solche Beratung darf und will der Anbieter nicht erbringen. Der Anbieter schuldet die Auswertung und die Bereitstellung der Vorschläge, nicht die Anerkennung der daraus entstehenden Aufzeichnungen durch die Bescheinigungsstelle Forschungszulage, das Finanzamt oder eine Betriebsprüfung. Eine bestimmte Bewilligung, Höhe oder Auszahlung der Forschungszulage wird nicht zugesagt.
§ 3 Pflichten des Kunden
(1) Der Kunde verpflichtet sich, die Software nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen zu nutzen.
(2) Der Kunde ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten verantwortlich.
(3) Der Kunde verpflichtet sich zur korrekten und vollständigen Eingabe der erforderlichen Daten, insbesondere der Zeiterfassungsdaten, Mitarbeiterstammdaten, Arbeitspakete und Personenzuweisungen.
(4) Bei der Verwendung der Arbeitspaket-Funktion für F&E-Anträge liegt die fachliche Verantwortung für die korrekte Kalkulation von Personalaufwänden und Personenmonaten beim Kunden. Der Anbieter stellt lediglich das Berechnungswerkzeug bereit (1 PM = 160h als Standard).
(5) Der Kunde ist selbst dafür verantwortlich, die exportierten Stundenzettel gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (6-10 Jahre) zu archivieren.
(6) Der Kontoinhaber ist verantwortlich für die Verwaltung der Zugriffsrechte seiner Team-Mitglieder.
(7) Prüfung der Vorschläge aus der Rekonstruktion. Der Kunde ist verpflichtet, jeden Vorschlag aus der maschinellen Auswertung (§ 2 Absatz 5) vor der Übernahme anhand seiner eigenen Unterlagen auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen. Die Übernahme eines Vorschlags ist eine eigene Entscheidung des Kunden; die Anwendung übernimmt keinen Vorschlag selbsttätig.
Mit der Übernahme werden die Angaben zu Daten des Kunden. Für deren Inhalt und Richtigkeit sowie für ihre Verwendung gegenüber Behörden – insbesondere gegenüber der Bescheinigungsstelle Forschungszulage, dem Finanzamt und im Rahmen einer Betriebsprüfung – ist allein der Kunde verantwortlich. Die Absätze 3 bis 5 gelten entsprechend.
§ 4 Zahlungsbedingungen
(1) Die Preise richten sich nach der jeweils aktuellen Preisliste auf fue-stundenzettel.de:
- Monatliche Abrechnung: 99 € netto (zzgl. gesetzl. MwSt.) pro Monat pro Nutzer
- Jährliche Abrechnung: 990 € netto (zzgl. gesetzl. MwSt.) pro Jahr pro Nutzer (entspricht 82,50 € netto pro Monat pro Nutzer)
- Rekonstruktion von Jahren (zurückliegend oder das laufende Jahr bis heute): 199 € netto (zzgl. gesetzl. MwSt.) je Person und Jahr, einmalig
Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Mehrwertsteuer.
(2) Abgerechnet wird je Nutzer mit eigenem Login. Mitarbeiter ohne Login sind kostenfrei.
(3) Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe Ltd. mit den dort angebotenen Zahlungsarten (u. a. Kreditkarte, SEPA-Lastschrift). Welche Zahlungsarten im Einzelfall zur Verfügung stehen, wird im Bezahlvorgang angezeigt. Es gelten ergänzend die Zahlungsbedingungen von Stripe.
(4) Während des 14-tägigen Testzeitraums sind keine Zahlungsdaten erforderlich. Die Zahlungsmethode wird erst beim Abschluss einer Lizenz nach dem Testzeitraum hinterlegt.
(5) Neue Nutzer können während des laufenden Abrechnungszyklus hinzugefügt werden. Die Kosten werden anteilig (pro rata) berechnet und sofort fällig (außer während des Testzeitraums).
(6) Preisbindung und Preisänderungen: Innerhalb einer laufenden Abrechnungsperiode (Monat bzw. Jahr) bleibt der vereinbarte Preis unverändert. Preisänderungen für bestehende Lizenzen werden dem Kunden mindestens 60 Tage vor Beginn der nächsten Abrechnungsperiode per E-Mail angekündigt und gelten erst ab dieser Verlängerung; der Kunde kann bis dahin zum Ende der laufenden Periode kündigen. Für neu abgeschlossene Lizenzen gilt die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses aktuelle Preisliste auf fue-stundenzettel.de.
(7) Der jeweils auf der Preisseite genannte Listenpreis gilt für Verträge, die ab dem Zeitpunkt seiner Veröffentlichung geschlossen werden. Für bestehende Verträge gilt der bei Vertragsschluss vereinbarte Preis fort.
§ 5 Testzeitraum
(1) Neukunden erhalten einen 14-tägigen kostenlosen Testzeitraum mit vollem Funktionsumfang.
(2) Bei der Registrierung sind keine Zahlungsdaten erforderlich. Der Kunde kann alle Features14 Tage lang uneingeschränkt nutzen.
(3) Spätestens zwei Tage vor Ablauf des Testzeitraums erhält der Kunde eine Erinnerungs-E-Mail.
(4) Nach Ablauf des 14-tägigen Testzeitraums ohne Abschluss einer Lizenz wird die Zeiterfassung gesperrt. Bereits erfasste Daten bleiben erhalten und können nach Abschluss einer Lizenz wieder genutzt werden.
(5) Zum Fortsetzen der Nutzung wählt der Kunde in der Anwendung unter "Abrechnung" eine Lizenz:
- Monatlich: 99 € netto (zzgl. gesetzl. MwSt.) pro Monat pro Nutzer
- Jährlich: 990 € netto (zzgl. gesetzl. MwSt.) pro Jahr pro Nutzer
(6) Der Kunde wird zur Zahlungsabwicklung zu unserem Partner Stripe weitergeleitet und hinterlegt dort seine Zahlungsart. Die erste Zahlung erfolgt sofort mit Abschluss der Lizenz.
§ 6 Vertragslaufzeit & Kündigung
(1) Der Vertrag läuft auf unbestimmte Zeit.
(2) Beide Parteien können den Vertrag jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszyklus kündigen.
(3) Die Kündigung durch den Kunden erfolgt wahlweise:
- In der Anwendung unter "Abrechnung" oder
- Über das Stripe Customer Portal
Die Kündigung wird immer zum Ende des laufenden Abrechnungszyklus wirksam.
(4) Bei monatlicher Zahlung: Kündigung zum Ende des Monats
Bei jährlicher Zahlung: Kündigung zum Ende des Jahres
(5) Mindestlaufzeit bei Rekonstruktion von Jahren. Wird eine Lizenz zusammen mit einer Rekonstruktion von Jahren (zurückliegend oder laufend) erworben, gilt für diese Lizenz eine Mindestlaufzeit von 12 Monaten ab dem Kauf, unabhängig von der gewählten Abrechnung (jährlich oder monatlich). Eine Kündigung nach den Absätzen 2 bis 4 wird frühestens zum Ende dieser Mindestlaufzeit wirksam. Gerät der Kunde mit der Zahlung in Verzug, wird das für die verbleibende Mindestlaufzeit geschuldete Entgelt zur Zahlung fällig. Die Mindestlaufzeit wird dem Kunden vor dem Kauf ausdrücklich angezeigt.
(6) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.
§ 7 Haftung & Gewährleistung
(1) Der Anbieter haftet uneingeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.
(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Die Haftung ist auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.
(3) Der Anbieter gewährleistet keine 100%ige Verfügbarkeit der Software. Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit angekündigt.
(4) Der Kunde ist für die Richtigkeit der eingegebenen Daten selbst verantwortlich. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für fehlerhafte Stundenzettel, Arbeitspakete, Personenzuweisungen, Personenmonate-Berechnungen oder Analytics-Auswertungen aufgrund falscher Nutzereingaben.
(5) Die Software unterstützt bei der Kalkulation von FuE-Vorhaben, ersetzt aber keine fachliche oder rechtliche Beratung. Die Verantwortung für die Antragstellung und Fördermittel-Verwendung liegt beim Kunden.
(6) Übernommene Vorschläge aus der Rekonstruktion. Im Rahmen der Absätze 1 und 2 haftet der Anbieter nicht für Schäden, die dem Kunden aus der Verwendung von Vorschlägen entstehen, die er nach § 3 Absatz 7 übernommen hat. Das gilt insbesondere für die Rückforderung, die Kürzung oder die Versagung einer Forschungszulage sowie für darauf entfallende Zinsen (§ 233a AO), soweit diese darauf beruhen, dass übernommene Angaben unrichtig oder unvollständig waren oder vom Kunden ungeprüft übernommen wurden.
Die Absätze 1 und 2 bleiben unberührt: Für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet der Anbieter nach den gesetzlichen Bestimmungen. Ebenso unberührt bleibt die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz und im Fall der Übernahme einer Garantie.
§ 8 Datensicherheit, Verfügbarkeit & Audit-Konformität
(1) Der Anbieter setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um die Daten des Kunden zu schützen.
(1a) Auftragsverarbeitung: Soweit der Anbieter personenbezogene Daten der Beschäftigten des Kunden verarbeitet, geschieht dies ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden. Maßgeblich ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, den der Kunde im Konto unter „Einstellungen → Verträge & Datenschutz“ abschließt; sein Wortlaut und die Liste der Unterauftragsverarbeiter (Anlage 1) sind unter fue-stundenzettel.de/unterauftragsverarbeiter einsehbar. In Datenschutzfragen geht jener Vertrag diesen Bedingungen vor. Ohne seine Annahme kann der Kunde keine Beschäftigten einladen, keine Stammdaten anlegen und keine Rekonstruktion kaufen.
(2) Es wird keine Garantie für eine 100%ige Verfügbarkeit gegeben. Der Anbieter bemüht sich um eine hohe Verfügbarkeit (Best Effort).
(3) Der Kunde wird empfohlen, regelmäßig Backups der exportierten PDF-Stundenzettel anzufertigen.
(4) Audit-Trail und GoBD-Konformität: Das System protokolliert automatisch alle Änderungen an Zeiteinträgen, Vorhaben, Arbeitspaketen, Monatsfreigaben und anderen relevanten Entitäten. Diese Protokollierung erfolgt gemäß den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD) nach §§ 146, 147 AO. Gespeichert werden: Zeitpunkt der Änderung, User-ID, Art der Änderung, alte und neue Werte, IP-Adresse sowie technische Metadaten (User-Agent).
(5) Aufbewahrungsfrist Audit-Logs: Audit-Protokolle werden für die gesetzlich vorgeschriebene Dauer von 10 Jahren aufbewahrt. Der Kunde kann diese jederzeit im GoBD-konformen Format exportieren.
(6) Zugriff auf Audit-Daten: Nur der Kontoinhaber (Owner) hat Zugriff auf das Audit-Dashboard und die Audit-Export-Funktionen. Dies dient der Compliance und Nachvollziehbarkeit bei Betriebsprüfungen.
§ 9 Schlussbestimmungen
(1) Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
(2) Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Wittlich, sofern der Kunde Kaufmann ist.
(3) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt (Salvatorische Klausel).