Nachweis führen
Was bei der Prüfung der Forschungszulage zählt – und wie Sie es belegen.
Die Zulage wird auf Basis der FuE-Stunden gewährt. Bei einer Prüfung geht es nicht um die Summe, sondern darum, ob jeder Tag nachvollziehbar dokumentiert ist: nach GoBD, gemäß § 3 FZulG, in der Form der BMF-Vorlage.
- GoBD-konform, nach BMF-Vorlage
- Hosting in Deutschland
- Audit-Trail inklusive
Die Anforderungen
Sechs Dinge, die ein Stundennachweis leisten muss
Die Anforderungen ergeben sich aus der Abgabenordnung, dem Forschungszulagengesetz und der Vorlage des Bundesfinanzministeriums. Keine davon lässt sich mit einer Tabellenkalkulation zuverlässig erfüllen.
Nachvollziehbar und unveränderbar
§§ 146, 147 AO · GoBDElektronische Aufzeichnungen müssen so geführt werden, dass sich jede Änderung nachvollziehen lässt: Was stand vorher da, wer hat es wann geändert? Ein nachträglich überschriebener Wert ohne Spur genügt dieser Anforderung nicht.
Tagesgenaue Zuordnung zum Vorhaben
§ 3 FZulGFuE-Stunden werden je Arbeitstag, je Mitarbeiter und je begünstigtem Vorhaben festgehalten. Nur so lässt sich belegen, welche Arbeitszeit auf welches Vorhaben und welches Arbeitspaket entfällt.
Sektor 1 und Sektor 2
BMF-VorlageAus Wochenstunden, Urlaub, Feiertagen und Krankheit ergibt sich die maßgebliche Jahresarbeitszeit (Sektor 1). Ihr gegenüber steht die FuE-Zeit im Vorhaben (Sektor 2). Der Quotient ist der FuE-Anteil je Person.
Stundenzettel nach BMF-Vorlage
BMF, 11.11.2021Das Bundesfinanzministerium stellt ein Muster für den Stundennachweis bereit. Es enthält Tagesmatrix, Sektorenberechnung und Unterschriftsfelder für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Aufbewahrung
§ 147 AOAufzeichnungen und die zugehörigen Änderungsprotokolle müssen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinweg lesbar und auswertbar bleiben, auch wenn sich Software oder Anbieter ändern.
Bestätigung durch den Projektverantwortlichen
BMF-Vorlage, Fußnote 5Das Muster sieht je Monatszeile ein Feld „Bestätigung“ vor, das ein Projektverantwortlicher oder eine vom Anspruchsberechtigten beauftragte Person zeichnet, und am Ende des Bogens die Zeile „Gesehen und bestätigt“. Eine Aufzeichnung, die niemand gegengezeichnet hat, ist eine Selbstauskunft des Mitarbeiters. Ein Pflichtformular gibt es nicht – wer ein eigenes Format nutzt, sollte dieselben Angaben liefern.
Sektor 1
Maßgebliche Jahresarbeitszeit
- Wochenstunden × 52
- − Urlaub und Feiertage
- − Krankheitstage
Sektor 2
FuE-Stunden je Vorhaben
- Erfasste FuE-Stunden je Arbeitspaket
- Summe je Vorhaben und Zeitraum
- Ohne Verwaltung, Vertrieb und Kundenprojekte
FuE-Anteil = Sektor 2 ÷ Sektor 1
Sektor 1 und Sektor 2 nach BMF-Vorlage. FuE Stundenzettel berechnet beide Werte aus den Stammdaten und den erfassten Zeiten – nachrechnen können Sie sie im Personenmonate-Rechner.
So protokolliert FuE Stundenzettel
Jede Änderung bleibt sichtbar: Zeitpunkt, Nutzer, alter und neuer Wert
Das Protokoll schreibt das System selbst, bei jedem Speichern. Es lässt sich in der Oberfläche einsehen, filtern und exportieren, aber von niemandem bearbeiten.
Audit-Trail
Zeiteinträge, Vorhaben, Arbeitspakete, Freigaben und Stammdaten
Ob ein Mitarbeiter seine Stunden nachträgt, ein Projektleiter einen Monat freigibt oder wieder öffnet, ein Arbeitspaket umbenennt oder Sie die Wochenstunden einer Person anpassen: Jede Aktion erzeugt einen Eintrag mit altem und neuem Wert. Auch Löschungen bleiben als Eintrag erhalten, sodass der Stand vor der Löschung nachvollziehbar ist.
- Filter nach Jahr, Monat, Nutzer, Objekttyp und Aktion
- Verlaufs- und Tabellenansicht mit Detailansicht je Eintrag
- Export des Protokolls als CSV oder XML für einen Zeitraum
Ein Vormittag im Protokoll
Beispiel: Ein Eintrag wird angelegt, korrigiert, ergänzt und später exportiert. Jeder Schritt steht mit Uhrzeit und Person im Verlauf.
- 08:14 · E. Maier
- Eintrag erstellt3,5 h
- 09:02 · E. Maier
- Dauer geändert3,5 h 4,0 h
- 11:40 · M. Rauen
- Arbeitspaket geändertAP 1 AP 2
- 17:05 · M. Rauen
- Monat exportiertPDF mit Prüfsumme
Was jeder Eintrag festhält
Die Felder eines Protokolleintrags, wie sie auch im CSV- und XML-Export erscheinen.
- Zeitpunkt
- Datum und Uhrzeit (UTC)
- Nutzer
- Angemeldete Person oder System
- Aktion
- Erstellt, Geändert, Gelöscht
- Objekt
- Zeiteintrag, Vorhaben, Arbeitspaket, Stammdaten, Monatsfreigabe
- Alter Wert
- Stand vor der Änderung
- Neuer Wert
- Stand nach der Änderung
- Technisch
- IP-Adresse und Browser
Was Sie vorlegen
Der Stundenzettel nach BMF-Vorlage, je Mitarbeiter als PDF
Für die Prüfung brauchen Sie keinen eigenen Bericht zu bauen. Sie wählen Vorhaben und Zeitraum, das System kontrolliert die Voraussetzungen und erzeugt die PDFs in der Form der BMF-Vorlage.
Monats- und Jahres-PDF
Tagesmatrix, Sektor 1, Sektor 2 und Unterschriftsfelder
Jede PDF enthält die Tagesmatrix des Zeitraums, die Summe der FuE-Stunden im Vorhaben, die Berechnung der maßgeblichen Jahresarbeitszeit und den daraus folgenden FuE-Anteil, gemäß § 3 FZulG. Unterschriftsfelder für Arbeitnehmer und Arbeitgeber sind vorgesehen.
- Ein PDF je Mitarbeiter, für einen Monat oder ein ganzes Jahr
- FuE-Vorhabens-ID und Vorhabensname im Kopf
- SHA-256-Prüfsumme je erzeugter Datei
Freigabe
Der Monat ist bestätigt – und danach gesperrt
Vor dem Export bestätigt der Projektverantwortliche jeden Monat je Person und Vorhaben. Ab der Freigabe nimmt kein Schreibweg mehr etwas an; eine Rücknahme ist nur mit Begründung möglich und steht mit Zeitpunkt und Person im Änderungsprotokoll. Im Monatsexport erscheint die Unterschriftszeile „Projektverantwortlicher“.
- Eine aktive Freigabe je Person, Vorhaben und Kalendermonat
- Sperre gegen Timer, Nacherfassung, Änderung, Löschen und Rekonstruktions-Übernahme
- Rücknahme nur mit Begründung, beides im Änderungsprotokoll
Vor dem Export
Voraussetzungen werden kontrolliert, bevor eine Datei entsteht
Fehlen einer Person die Stammdaten für Sektor 1, hat das Projekt keine FuE-Vorhabens-ID oder sind keine Arbeitspakete angelegt, zeigt der Export das an, bevor Sie eine PDF erzeugen. So gehen keine unvollständigen Nachweise in die Ablage.
- Stammdaten Sektor 1 für alle Personen mit Zeiten im Zeitraum
- FuE-Vorhabens-ID am Projekt
- Liste der erzeugten Dateien mit Größe und Prüfsumme
Der Weg zur Prüfung in vier Schritten
Stammdaten und Vorhaben prüfen
Wochenstunden, Urlaub und Feiertage je Person, Vorhabens-ID am Vorhaben.
Monate freigeben
Der Projektverantwortliche bestätigt jeden Monat je Person und Vorhaben; danach ist der Zeitraum gesperrt.
Stundenzettel erzeugen
PDF je Mitarbeiter für den angefragten Zeitraum, Prüfsumme notieren; die Jahresmappe zusätzlich als Excel-Datei.
Protokoll beilegen
Änderungsprotokoll für denselben Zeitraum als CSV oder XML exportieren.
Quellen
Gesetze und Vorlagen im Original
- Forschungszulage – Übersicht des BundesfinanzministeriumsBMF
- BMF-Vorlage für den FuE-Stundenzettel (PDF)BMF, 11.11.2021
- GoBD – BMF-Schreiben im AO-Handbuch (Anhang 64)BMF
- § 3 FZulG – Förderfähige AufwendungenGesetze im Internet
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die BuchführungGesetze im Internet
- § 147 AO – Ordnungsvorschriften für die AufbewahrungGesetze im Internet
- Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ)BSFZ
Stand der Verlinkungen: September 2026. Diese Seite ersetzt keine steuerliche Beratung.
Häufige Fragen
Änderungsprotokoll, Freigabe, Export, Aufbewahrung
Kann ich Einträge im Audit-Trail nachträglich ändern oder löschen?
Nein. Das Protokoll wird vom System geschrieben und ist über die Oberfläche für niemanden veränderbar, auch nicht für den Kontoinhaber. Zeiteinträge selbst dürfen Sie korrigieren oder löschen; jede dieser Aktionen erzeugt einen weiteren Protokolleintrag mit Zeitpunkt, Nutzer, altem und neuem Wert.
In welchem Format übergebe ich die Daten bei einer Prüfung?
Den Stundenzettel je Mitarbeiter als PDF nach BMF-Vorlage, monatlich oder für ein ganzes Jahr. Dieselben Zahlen liefert die Excel-Jahresmappe für alle, die damit weiterrechnen. Die einzelnen Zeiteinträge geben Sie als CSV heraus, das Änderungsprotokoll als CSV oder XML für die maschinelle Auswertung (§ 147 Abs. 6 AO). Welche Form der Prüfer wünscht, klären Sie mit ihm oder Ihrer steuerlichen Beratung.
Wer bestätigt den Monat, und was passiert danach?
Vor dem Export bestätigt der Projektverantwortliche jeden Monat je Person und Vorhaben. Ab der Freigabe nimmt kein Schreibweg mehr etwas an – weder Timer noch Nacherfassung, Änderung, Löschen oder die Übernahme aus der Rekonstruktion. Eine Rücknahme ist nur mit Begründung möglich und steht mit Zeitpunkt und Person im Änderungsprotokoll. Im Monatsexport erscheint die Unterschriftszeile „Projektverantwortlicher“. Mehr unter Monatsfreigabe: Wer bestätigt den Stundenzettel?
Was passiert mit den Daten, wenn ich kündige?
Ihre Daten bleiben erhalten. Ohne aktive Lizenz ist nur das Erfassen neuer Zeiten gesperrt; Einsicht, Änderungsprotokoll und alle Exporte (PDF, Excel-Jahresmappe, CSV, XML) stehen weiter zur Verfügung. So halten Sie die Aufbewahrung nach § 147 AO auch ohne laufende Zahlung ein. Details unter Preise.
Was passiert, wenn wir die Software einmal nicht mehr einsetzen?
Ihre Daten bleiben lesbar und exportierbar, auch ohne aktive Lizenz. Zusätzlich trägt seit dem 19.09.2026 jeder PDF-Export eine maschinenlesbare Datenschicht: Wer einen eigenen Monats- oder Jahresexport wieder einliest, bekommt Vorhaben, Arbeitspakete, Personen, Stammdaten, Abwesenheiten und jede einzelne Buchung exakt zurück – nicht als Vorschlag, sondern als Übernahme. Der Ausdruck sieht dabei unverändert aus. Das gilt für Exporte ab diesem Datum; ältere PDF-Dateien tragen die Datenschicht nicht. So bleibt die Aufbewahrung nach § 147 AO unabhängig davon, welche Software Sie in zehn Jahren einsetzen.
Übernimmt FuE Stundenzettel die Bewertung, ob mein Vorhaben förderfähig ist?
Nein. Ob ein Vorhaben begünstigt ist, bescheinigt die BSFZ; über die Zulage entscheidet das Finanzamt. FuE Stundenzettel sorgt dafür, dass der Stundennachweis zu diesem Vorhaben vollständig, tagesgenau und nachvollziehbar vorliegt.
Eine Frage ist offen? Schreiben Sie mir, ich antworte an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.
Sehen Sie sich den Audit-Trail mit Ihren eigenen Daten an.
14 Tage, alle Funktionen, keine Zahlungsdaten. Zurückliegende Jahre holen Sie über die Rekonstruktion nach – zusammen mit der Lizenz für zwölf Monate.
- Keine Kreditkarte
- Endet automatisch
- Made in Germany
- DSGVO-konform
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