Zwei Blöcke, eine Frage
Die Frage hinter beiden Sektoren lautet: Welcher Anteil der Arbeitszeit einer Person entfiel im Wirtschaftsjahr auf FuE-Tätigkeit im begünstigten Vorhaben? Sektor 1 liefert den Nenner, die maßgebliche vereinbarte Jahresarbeitszeit. Sektor 2 setzt die erfassten FuE-Stunden dazu ins Verhältnis. Das Ergebnis ist der Anteil, mit dem der Arbeitslohn der Person in die förderfähigen Aufwendungen nach § 3 FZulG eingeht.
Wichtig ist die Reihenfolge: Erst Sektor 1 sauber ermitteln, dann Sektor 2. Ein Fehler im Nenner verfälscht jeden Anteil, den Sie damit berechnen. Und weil Sektor 1 aus Stammdaten besteht, die sich im Jahr ändern können (Teilzeitwechsel, zusätzlicher Urlaub, längere Krankheit), lohnt es sich, die Werte nicht erst beim Antrag, sondern laufend zu pflegen.
Sektor 1: Die maßgebliche Jahresarbeitszeit
Die Formel
Die Vorlage rechnet ausschließlich in Stunden. Der Rechenweg, so wie ihn auch FuE Stundenzettel im PDF-Export umsetzt:
- Tagesstunden = Wochenarbeitszeit ÷ Arbeitstage pro Woche (bei fünf Arbeitstagen: Wochenstunden ÷ 5)
- Jahresarbeitsstunden brutto = Wochenarbeitszeit × 52
- Abzüge = (Urlaubstage + Krankheitstage + Sonderurlaub + Feiertage + Kurzarbeit u. ä.) × Tagesstunden
- Maßgebliche Jahresarbeitszeit = Jahresarbeitsstunden brutto − Abzüge
Grundlage der Wochenarbeitszeit ist laut Fußnote 6 die vertraglich, tariflich oder betrieblich vereinbarte Arbeitszeit, nicht die tatsächlich geleistete. Überstunden erhöhen Sektor 1 also nicht.
Beispiel Vollzeit
Eine Entwicklerin mit 40 Wochenstunden, 30 Urlaubstagen, 5 Krankheitstagen und 10 Feiertagen auf Arbeitstagen, ohne Sonderurlaub und Kurzarbeit:
| Zeile | Rechnung | Stunden |
|---|---|---|
| Jahresarbeitsstunden | 40 × 52 | 2.080,00 |
| Abzgl. Urlaub | 30 Tage × 8 | −240,00 |
| Abzgl. Krankheit | 5 Tage × 8 | −40,00 |
| Abzgl. Sonderurlaub | 0 Tage × 8 | 0,00 |
| Abzgl. Feiertage | 10 Tage × 8 | −80,00 |
| Abzgl. Kurzarbeit u. ä. | 0 Tage × 8 | 0,00 |
| Maßgebliche Jahresarbeitszeit | 2.080 − 360 | 1.720,00 |
Beispiel Teilzeit
Ein Kollege mit 30 Wochenstunden an fünf Tagen, gleiche Abwesenheiten: Tagesstunden 30 ÷ 5 = 6. Brutto 30 × 52 = 1.560 Stunden. Abzüge (30 + 5 + 10) × 6 = 270 Stunden. Maßgebliche Jahresarbeitszeit: 1.290 Stunden. Die Abzugstage sind dieselben, wiegen aber in Stunden weniger, weil der Tag kürzer ist. Genau deshalb rechnet die Vorlage in Stunden.
Beispiel Vier-Tage-Woche
Arbeitet jemand 32 Stunden an vier Tagen, sind die Tagesstunden 32 ÷ 4 = 8, nicht 32 ÷ 5 = 6,4. Brutto 32 × 52 = 1.664 Stunden. Die Abzugstage müssen dann ebenfalls in Viertagewochen gezählt werden: Ein Urlaubsanspruch von 24 Tagen bei vier Arbeitstagen entspricht 192 Stunden, ebenso zählen nur Feiertage, die auf einen der vier Arbeitstage fallen. Wer hier mit der Fünftagelogik rechnet, bekommt eine zu hohe Jahresarbeitszeit und damit einen zu niedrigen FuE-Anteil.
Unterjähriger Beginn oder Ende
Beginnt oder endet die FuE-Tätigkeit im Laufe des Jahres, sieht die Vorlage eine Kürzung vor: x/12 der maßgeblichen Jahresarbeitszeit, wobei x die Zahl der Monate mit FuE-Tätigkeit ist (Fußnote 8). Steigt die Entwicklerin aus dem Vollzeitbeispiel am 1. April ein, sind das neun Monate: 9/12 × 1.720 = 1.290 Stunden. Mit diesem gekürzten Wert wird in Sektor 2 gerechnet.
Sektor 2: Der FuE-Anteil
Die Formel
FuE-Anteil = Summe der FuE-Stunden im Vorhaben ÷ maßgebliche (gegebenenfalls gekürzte) Jahresarbeitszeit. Der Anteil beträgt maximal 1, also 100 Prozent (Fußnote 10).
Beispiel
Die Entwicklerin hat laut Tagesmatrix im Jahr 860 FuE-Stunden im Vorhaben erfasst. Sektor 2: 860 ÷ 1.720 = 0,50, also 50,0 Prozent. Die Hälfte ihres Arbeitslohns für das Wirtschaftsjahr entfällt damit rechnerisch auf das Vorhaben. Beim Teilzeitkollegen mit 600 FuE-Stunden: 600 ÷ 1.290 = 0,465, also 46,5 Prozent.
Wäre die Entwicklerin erst im April eingestiegen und hätte bis Dezember 860 Stunden erfasst, ergäbe sich mit der gekürzten Jahresarbeitszeit 860 ÷ 1.290 = 0,667. Ohne Kürzung läge der Anteil bei 0,50 und wäre zu niedrig. Die Kürzung ist also kein Nachteil, sondern stellt sicher, dass die Zeit vor dem Einstieg nicht als Nicht-FuE-Zeit zählt.
Monatsbetrachtung
Für Monatsstundenzettel setzt FuE Stundenzettel die FuE-Stunden des Monats ins Verhältnis zur maßgeblichen Monatsarbeitszeit, das ist die Jahresarbeitszeit geteilt durch 12. Im Beispiel: 1.720 ÷ 12 = 143,33 Stunden je Monat. Ein Monat mit 90 FuE-Stunden ergibt 90 ÷ 143,33 = 62,8 Prozent. Diese Monatswerte schwanken naturgemäß; maßgeblich für den Antrag ist der Jahreswert.
Und die Personenmonate?
Personenmonate (PM) tauchen nicht in der BMF-Vorlage auf, aber in fast jedem Förderantrag und jeder Vorhabensplanung. Ein Personenmonat beschreibt den Aufwand einer Vollzeitkraft in einem Monat. FuE Stundenzettel rechnet mit der verbreiteten Konvention 1 PM = 160 Stunden (20 Tage × 8 Stunden) und rundet auf zwei Nachkommastellen. Die 860 FuE-Stunden der Entwicklerin entsprechen 860 ÷ 160 = 5,38 PM, die 600 Stunden des Kollegen 3,75 PM.
Personenmonate und Sektor 2 beantworten unterschiedliche Fragen. PM sagen, wie viel Aufwand ins Vorhaben geflossen ist, unabhängig von der Person. Sektor 2 sagt, welcher Anteil der Arbeitszeit einer bestimmten Person auf das Vorhaben entfiel. Wer im Antrag 12 PM geplant hat und im Stundennachweis 5,38 PM belegt, muss die Differenz erklären können, nicht steuerlich, aber gegenüber der eigenen Planung.
Wo die Rechnung typischerweise schiefgeht
- Falsche Tagesstunden. Bei einer Vier-Tage-Woche mit 32 Stunden sind es 8 Tagesstunden, nicht 6,4. Fußnote 7 verlangt die Division durch die vereinbarten Arbeitstage pro Woche.
- Feiertage pauschal. Nur Feiertage auf Arbeitstagen werden abgezogen. Die Zahl ist je Bundesland und Jahr verschieden.
- Krankheitstage geschätzt. Die Vorlage meint die tatsächlichen Krankheitstage des Jahres, nicht einen Erfahrungswert.
- Urlaub genommen statt vereinbart. Abgezogen wird der arbeitsvertraglich vereinbarte Urlaubsanspruch.
- Vergessene Kürzung. Ein unterjähriger Einstieg ohne x/12-Kürzung drückt den FuE-Anteil.
- Anteil über 1. Fast immer ein Hinweis auf Nicht-FuE-Stunden in der Matrix oder einen Fehler in Sektor 1.
So rechnet FuE Stundenzettel
Die Stammdaten für Sektor 1 (Wochenstunden, Urlaubsanspruch, Feiertage, Sonderurlaub, Kurzarbeit) liegen in der Anwendung je Person; Krankheitstage werden aus den erfassten Abwesenheiten des Jahres übernommen. Der Export prüft vor dem Erzeugen, ob alle Personen mit Stunden im Zeitraum diese Stammdaten haben, und druckt Sektor 1 und 2 auf jeden Monats- und Jahresstundenzettel. Details dazu auf der Seite Nachweis & Prüfung; die Personenmonate je Arbeitspaket zeigt die Soll/Ist-Ansicht unter Funktionen.
Für eine schnelle Kontrolle einzelner Werte, etwa bei der Antragsvorbereitung, gibt es den Personenmonate-Rechner. Er nutzt exakt die hier beschriebenen Formeln.