Was das Muster verlangt
Die Vorlage „Stundenaufzeichnung für FuE-Tätigkeiten in einem begünstigten FuE-Vorhaben“ (Bundesfinanzministerium, Stand 11.11.2021) sieht zwei Ebenen der Bestätigung vor. Erstens je Monatszeile ein Unterschriftsfeld; laut Fußnote 5 soll es durch einen Projektverantwortlichen oder eine vom Anspruchsberechtigten beauftragte Person gezeichnet werden. Zweitens am Ende des Bogens die Felder „Datum, Unterschrift (Arbeitnehmer)“ und „Gesehen und bestätigt: Datum, Unterschrift (Projektverantwortlicher)“. Die Aufzeichnung verbleibt beim Anspruchsberechtigten; vorgelegt wird sie erst auf Anforderung.
Das Muster ist freiwillig – ein Pflichtformular gibt es nicht. Weder § 3 FZulG noch das BMF-Schreiben vom 07.02.2023 schreiben eine bestimmte Form der Aufzeichnung vor. Wer ein eigenes Format verwendet, sollte aber dieselben Angaben liefern, und dazu gehört die Gegenzeichnung. Die feldweise Anleitung zum Muster steht unter Die BMF-Vorlage Schritt für Schritt ausfüllen.
Wer bestätigen darf
Die Vorlage nennt zwei Möglichkeiten: den Projektverantwortlichen oder eine vom Anspruchsberechtigten beauftragte Person. Gemeint ist jemand, der beurteilen kann, ob die aufgeschriebene Zeit tatsächlich im Vorhaben und in einer FuE-Tätigkeit angefallen ist – in der Regel also die Person, die das Vorhaben fachlich führt, nicht die Buchhaltung und nicht die externe Beratung.
Der Sinn ist die Trennung: Wer die Stunden aufschreibt, soll nicht derselbe sein, der sie bestätigt. Eine Aufzeichnung, die nur die aufzeichnende Person selbst gezeichnet hat, bleibt eine Selbstauskunft. Sie ist deshalb nicht wertlos, aber sie trägt weniger.
Der Einzelfall. Wer allein forscht, ist Arbeitnehmer und Projektverantwortlicher in einer Person. Die Bestätigung wird dadurch nicht wertlos, aber sie belegt nichts über eine zweite Person. Was in diesem Fall trägt, ist die Zeitnähe der Aufzeichnung und ihre Unveränderbarkeit nach § 146 Abs. 4 AO – also genau das, was eine Tabellenkalkulation nicht von sich aus leistet. Für Einzel- und Mitunternehmer kommt hinzu, dass ihre eigene Arbeitszeit nur mit nachgewiesenen Stunden in die Bemessungsgrundlage eingeht; die Einzelheiten stehen unter Stundensatz und Bemessungsgrundlage.
Warum die Bestätigung etwas sperren muss
Eine Bestätigung, nach der sich der bestätigte Monat weiter ändern lässt, sagt nichts aus. Wer im November den Juli gegenzeichnet und im Januar noch Stunden im Juli nachträgt, hat den Juli zweimal – einmal bestätigt und einmal aktuell. Welche Fassung dem Finanzamt vorgelegt wurde, lässt sich hinterher nicht mehr feststellen.
In FuE Stundenzettel gibt es deshalb für eine Person, ein Vorhaben und einen Kalendermonat höchstens eine aktive Freigabe. Ab der Freigabe nimmt kein Schreibweg mehr etwas an: weder Timer noch Nacherfassung, Änderung, Löschen oder die Übernahme aus der Rekonstruktion. Wer doch noch korrigieren muss, nimmt die Freigabe mit Begründung zurück; danach ist der Monat wieder offen und kann erneut freigegeben werden.
Freigabe und Rücknahme stehen mit Zeitpunkt, Person und Begründung im Änderungsprotokoll. Damit ist auch die Korrektur nachvollziehbar – und das ist der Punkt, auf den § 146 Abs. 4 AO zielt: Eine Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Nicht die Änderung ist das Problem, sondern die unsichtbare Änderung. Was in einer Prüfung dazu gefragt wird, steht unter Nachweis führen.
Mehrere Vorhaben, mehrere Bestätigungen
Fußnote 1 der Vorlage hält fest: Ist ein Arbeitnehmer in mehreren begünstigten FuE-Vorhaben tätig, ist für jedes Vorhaben eine eigene Stundenaufzeichnung zu führen. Daraus folgt auch eine eigene Bestätigung je Vorhaben – schon deshalb, weil die fachliche Verantwortung für zwei Vorhaben bei zwei verschiedenen Personen liegen kann.
In der Anwendung bildet das die Rolle „Projektleiter“ ab: Sie darf Monate freigeben und zurücknehmen, sieht dabei aber nur die eigenen Vorhaben und verwaltet weder Konto noch Abrechnung. Wer für zwei Vorhaben verantwortlich ist, gibt zwei Monatszettel derselben Person getrennt frei.
Die Gegenzeichnung ist keine Besonderheit der Forschungszulage
Auch außerhalb der Forschungszulage ist die monatliche Bestätigung üblich. Der Bundesvordruck 0640d für Stundennachweise in der Projektförderung des Bundes (Fassung BMFTR 07.25) sieht am Ende des Bogens „Unterschrift des Vorgesetzten“ und „Unterschrift des Mitarbeiters“ vor. Die ZIM-Richtlinie vom 28.11.2024 verlangt in Nr. 5.3.1 a eine monatliche Bestätigung der Stundennachweise durch den Vertretungsberechtigten, spätestens binnen drei Monaten.
Hinweis: Das ZIM nimmt seit dem 07.07.2026 keine Anträge mehr an (befristeter Antragsstopp, AiF Projekt GmbH). Die Richtlinie steht hier als Beleg dafür, wie verbreitet die monatliche Gegenzeichnung ist – nicht als Empfehlung, dort einen Antrag zu stellen.
Wie FuE Stundenzettel das umsetzt
Die Monatsfreigabe ist im Produkt der Schritt zwischen Erfassen und Exportieren. Eine Person, ein Vorhaben, ein Kalendermonat werden bestätigt; danach ist der Zeitraum gesperrt. Solange Monate offen sind, erinnert eine E-Mail daran – sie nennt die betroffenen Personen und Monate, damit niemand danach suchen muss. Im Monatsexport erscheint die Unterschriftszeile „Projektverantwortlicher“ an der Stelle, an der das BMF-Muster sie vorsieht.
Was das Produkt nicht tut: Es beurteilt nicht, ob eine Tätigkeit FuE ist, und es ersetzt die fachliche Entscheidung des Projektverantwortlichen nicht. Es hält nur fest, wer wann was bestätigt hat, und sorgt dafür, dass sich der bestätigte Zeitraum danach nicht mehr unbemerkt ändert. Die übrigen Funktionen im Überblick stehen unter Funktionen.
Quellen
- BMF-Vorlage Stundenaufzeichnung (PDF, 11.11.2021) – Fußnoten 1 und 5, Unterschriftenblock am Bogenende
- § 146 AO – Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
- § 3 FZulG – Förderfähige Aufwendungen und Bemessungsgrundlage
- Formularschrank des Bundes – Vordruck 0640d, Stundennachweis (Fassung BMFTR 07.25)
- ZIM-Richtlinie vom 28.11.2024, Nr. 5.3.1 a – seit 07.07.2026 befristeter Antragsstopp
Ersetzt keine steuerliche Beratung. Diese Seite gibt den Stand der genannten Quellen zum 19.09.2026 wieder und beschreibt, wie FuE Stundenzettel die Anforderungen umsetzt. Ob und in welcher Höhe eine Forschungszulage gewährt wird, entscheiden Bescheinigungsstelle und Finanzamt im Einzelfall. Sprechen Sie mit Ihrer steuerlichen Beratung.